Interni ispis, najam po kliku ili profesionalna usluga - što je najisplativije ?

Najisplativiji model ispisa ovisi o volumenu i vrsti dokumenata. Kupnja vlastite opreme daje kontrolu nad troškovima, najam po kliku osigurava predvidiv mjesečni iznos, dok je profesionalna usluga najracionalnija za velike formate i veće projekte.

Troškovi ispisa često su skriveni trošak poslovanja. Papir, toneri, održavanje uređaja, najam opreme, servis i vrijeme zaposlenika, sve to na godišnjoj razini može predstavljati značajan iznos.

Danas tvrtke najčešće biraju između tri modela:

• kupnja vlastite opreme
• najam printera po kliku
• korištenje profesionalne usluge ispisa

Koji model je stvarno najisplativiji? Odgovor ovisi o stvarnom volumenu ispisa, vrsti dokumenata, utrošku rada i razini fleksibilnosti koju tvrtka želi.

Koliki je stvarni trošak ispisa ?

Većina poduzeća računa samo:

• cijenu tonera
• cijenu papira

No realni trošak uključuje:

• nabavu uređaja
• amortizaciju
• servis i održavanje
• zastoje u radu
• rad na uređaju

Kvaliteta potrošnog materijala pritom igra važnu ulogu. Korištenje provjerenog papira za printer smanjuje zaglavljivanje, kvarove i nepotrebne prekide rada, što dugoročno smanjuje operativne troškove.

Kupnja vlastite opreme

Kupnja printera ili plotera daje:

• potpunu kontrolu nad uređajem
• nema dugoročnih ugovora
• fleksibilnost u odabiru tonera i papira

Ovaj model je racionalan kada:

• tvrka ima stabilan, svakodnevni volumen ispisa
• koristi standardne formate 
• želi izbjeći višegodišnje obveze

Međutim, treba uračunati investiciju, amortizaciju, održavanje, servis, upravljanje zalihama potrošnog materijala, eventualne zastoje u radu i naravno utrošeno vrijeme za rad na uređaju. Kod umjerenog volumena kupnja kvalitetnog uređaja često je isplativija od dugoročnog najma.

Najam printera po kliku

Model po kliku podrazumijeva plaćanje po ispisanoj stranici. U tu cijenu obično su uključeni:

• toner
• servis
• održavanje
• amortizacija uređaja

Prednosti:

• predvidiv mjesečni trošak
• bez početne investicije
• tehnička podrška uključena u ugovor

No važno je obratiti pažnju na:

• minimalni mjesečni broj klikova
• trajanje ugovora (često 36–60 mjeseci)
• uvjete raskida
• prilagodljivost volumenu ispisa
• utrošak rada 

Ako stvarni volumen odstupa od ugovorenog, efektivni trošak po stranici može biti veći od očekivanog odnosno ako ne koristite puni ugovoreni volumen kroz svaki mjesec, realni trošak po stranici raste.

Profesionalna usluga ispisa

Kod specifičnih potreba profesionalna usluga ispisa često je najracionalnije rješenje osobito kada se radi o:

• velikim formatima (A0, A1, A2 ...)
• tehničkim nacrtima
• natječajnoj dokumentaciji
• projektnim elaboratima
• većim količinama u kratkom roku

Kupnja plotera za povremene potrebe rijetko je financijski opravdana. U takvim situacijama korištenje usluge plotanja i ispisa velikog formata omogućuje kvalitetan ispis bez ulaganja u skupu opremu i održavanje.

Trošak rada koji se ne vidi na papiru

Kod usporedbe internog ispisa i profesionalne usluge najčešće se računa samo cijena papira i tonera. Međutim, postoji trošak koji se gotovo nikada ne evidentira ,a sve je značajniji - vrijeme zaposlenika.

Kod pripreme projektne, natječajne ili tehničke dokumentacije zaposlenik mora:

• isprintati dokumente ili nacrte
• formatirati ih na A4 format
• slagati ih točnim redoslijedom
• provjeravati potpunost dokumentacije
• bušiti i umetati u registratore
• uvezivati jamstvenikom
• često ojačavati veće formate
• označavati i pripremati za predaju

Svaka od tih aktivnosti oduzima radne sate koji se ne vode kao trošak ispisa, ali realno opterećuju organizaciju.

Što je projekt veći, broj primjeraka veći ili rok kraći, to je i utrošak vremena značajniji. U takvim situacijama interni ispis više nije samo pitanje cijene materijala, već organizacije rada i raspoloživosti zaposlenika.

Korištenjem profesionalne usluge dokumentacija dolazi:

• složena po redoslijedu
• sortirana po fazama
• uvezana jamstvenikom
• pripremljena za registratore
• spremna za predaju u kraćem roku

Time se optimizira proces i oslobađa vrijeme stručnog osoblja za zadatke veće vrijednosti.

U vremenu kada rad postaje jedan od najvećih udjela u ukupnom trošku poslovanja, optimizacija vremena često donosi veću korist od same uštede na materijalu.

Hibridni model - najracionalniji pristup

Za mnoge tvrtke optimalan je kombinirani pristup:

Interno:

• svakodnevni uredski dokumenti

Vanjska usluga:

• veliki formati
• tehnički nacrti
• projektna dokumentacija

Kod tehničkih ispisa važan je i pravilan odabir širine i gramature ploter rola za tehnički ispis, čime se smanjuje lager i otpad.

Ovakav model omogućuje kontrolu troškova bez ugovorenog vezivanja i bez nepotrebnih investicija.

Koji model je najisplativiji ?

Ne postoji univerzalno rješenje.

• ako imate stabilan volumen i želite kontrolu, kupnja je racionalna.
• ako imate visok i konstantan volumen, najam može imati smisla.
• ako ispisujete razne formate i nemata vremena, profesionalna usluga često je najisplativija.

Ključ je u analizi stvarnog volumena, organizacije rada i ukupnog troška, a ne samo cijene po stranici.